Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist, um diese Website bereitzustellen und zu optimieren, Ihre Anfragen zu beantworten sowie den optionalen KI-gestützten PDF↔XML-Abgleich in Canary bereitzustellen.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) – z. B. bei Kontaktaufnahme
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – z. B. technischer Betrieb/Sicherheit

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server automatisch u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene URL, Referrer, Browser/OS. Diese Daten dienen der technischen Sicherheit und Fehleranalyse und werden nach kurzer Zeit gelöscht. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen erfolgt nicht.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden derzeit kein Consent-Banner und keine nicht notwendigen Tracking- oder Werbe-Cookies. Genutzt werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies bzw. browserseitige Speichermechanismen (z. B. Local Storage für Sprache, Theme und Prüfeinstellungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technischer Betrieb und sichere Bereitstellung).

5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (Mistral AI) zum PDF↔XML-Abgleich

Für die optionale KI-gestützte Prüfung von Factur-X-/ZUGFeRD-Rechnungen übermitteln wir aus dem PDF extrahierten Text sowie ausgewählte XML-Vergleichswerte an Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Die KI unterstützt bei der strukturierten Auswertung des PDF-Inhalts, damit Abweichungen zur eingebetteten XML-Datei erkannt und im Prüfergebnis dargestellt werden können. Die KI-Prüfung ist deaktivierbar. Es findet keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO statt.

Je nach Rechnungsinhalt können dabei insbesondere Namen, Anschriften, Kontaktangaben, Firmenbezeichnungen mit Personenbezug, Bankdaten, Steuer-/USt-IDs, Rechnungs-, Kunden- und Auftragsdaten sowie Freitextangaben verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erkennung von Abweichungen und Manipulationsrisiken).

6. Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsort und Speicherdauer (Mistral AI)

Mit Mistral AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Nach den kommerziellen Vertragsbedingungen wird Customer Content standardmäßig nicht für Modelltraining genutzt; Ausnahmen können insbesondere bei aktivem Feedback, Moderations-/Missbrauchsfällen oder abweichender Vereinbarung gelten.

Die KI-Anfragen werden ausschließlich an den regionalen EU-Endpunkt api.eu.mistral.ai gesendet, auch bei einer Nachprüfung mit einem weiteren Modell. Nach Anbieterangaben verarbeitet Mistral diese Anfragen in Rechenzentren in EU-/EFTA-Staaten. Bei Ausfällen erfolgt kein Wechsel zum globalen Endpunkt. Diese Standortfestlegung gilt für die KI-Verarbeitung, nicht für sämtliche Konto-, Abrechnungs- und Betriebsmetadaten; diese können außerhalb der Region verarbeitet werden.

Der EU-Endpunkt legt keine Speicherdauer fest und aktiviert keine Zero Data Retention (ZDR). Die Aufbewahrung richtet sich nach den vertraglichen Bedingungen und geltenden Anbieter-Richtlinien; ZDR erfordert eine gesonderte Freischaltung. Für etwaige Übermittlungen außerhalb EU/EWR gelten die vertraglich vereinbarten Schutzmaßnahmen nach Art. 46 DSGVO, z. B. Standardvertragsklauseln.

7. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per E-Mail oder Formular verarbeiten wir die Angaben ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und löschen sie, sobald der Zweck entfällt bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten enden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten dies verlangen; anschließend werden sie gelöscht bzw. anonymisiert.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf erteilter Einwilligungen. Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Kontakt: datenschutz@zappmedia.de.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn dies rechtlich oder technisch erforderlich ist. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.